Dns size bir servera bağlanmadan gönderim olanağı tanır.Bu modülden sınırsız gönderim yapabilirsiniz. Ancak göderim yaparken yüksek adette mail eklemek yararınıza olacaktır. Çünkü gönderdiğiniz maillerin serverları sizin server üzerinden değil bir DNS den gönderim yaptığınızı anlar ve bir süre sonra mail adreslerini bloklayabilir. Dns modülünden gönderim yaparken denemek için bile olsa en az 10 mail eklenmelidir ve bu maillerin firma bazlı mail adresi olamsına dikkat edilmelidir. Aksi takdirde gitmeyen mailler nedeni ile yanılgıya düşebilirsiniz. Programın bu modülünü kullanabilmek için Türk Telekomdan 25. Portunuzu açtırmanız gerekmektedir. Program gönderim işlemini 25. Port üzerinden yapmaktadır. Takıldığınız noktalarda lisans numaranızla 0212 245 11 55 (Pbx) numaralı telefonlardan bilgi alabilirsiniz.

Göderim yaptığınız modem Airties marka bir modem ise Dns modülünde gönderim performansınızı olumsuz yönde etkileyebilir. Bu nedenle airties modem için bilgisayarınızda bir ayar yapılması gerekir. Bunun nedeni bu markalı modemler içerisinde bulunan güvenlik duvarlarının yüksek adetli mail gönderimini kısıtlamasıdır. Bu ayarlar ile ilgili bilgi alabilmek için lisans numaranızla 0212 245 11 55 numaralı telefonlardan bilgi alabilirsiniz. Ayarları yaptıktan sonra sonrunsuz ve maksimum performansla programı kullanabilirsiniz.

Smtp ile gönderim yaparken bir server üzerinden gönderim yaptığınız için server hizmeti aldığınız firmadan maksimum gönderim adetinizi öğrenmeniz gerekmektedir. Server sizin gibi bir çok kullanıcıya hizmet verdiği için eğer onların belirlediği sınırları aşarsanız hosting firmanızla sorun yaşayabilirsiniz. Gönderim yaparken belli bir sayıdan sonra maillerin hepsi hata veriyorsa muhtemelen server sınırını aştığınızdan kaynaklanıyor olabilir. Bu nedenle server hizmeti veren firmayı aramalı, bilgi almalısınız. Smtp kullanılırken port numarası olarak genellikle 587 kullanılır ancak server yurt dışında bulunuyorsa bununla ilgilide servis sağlayan firmadan bilgi almanız gerekecektir.

Smtp sunucu ile gönderim yaptığınız için o servera ait ayarları düzgün olarak yapmanız gerekmektedir. Server ayarlarınızla ilgili hizmet aldığınız firmadan bilgi alablirsiniz . Genel ayarlar server ismi : mail.domainadiniz.com veya com.tr gibi Kullanıcı adınız o domaine ait mail adresi şifreniz o mail adresinin şifresi şeklince olacaktır.

Eğer ayarları her defasında ayrı ayrı girmek istemiyorsanız bu ayarları bir dosyaya kaydedebilirsiniz. Yapmanız geken programın üst panelinde bulnan Dosya menüsündeki Mesajı Kaydet seçeneğine tıklayara ayar dosyasını harddiskte bir yere kaydetmek. Program ayarları CLS uzantılı bir dosya olarak kaydeder. Mevcut olan ayarları almak için ise yine aynı dosya menüsünde Mesajı Ekle diyerek ayarların hepsini alabilirsiniz.

Cool Sender seçtiğiniz modüle göre gönderim yapar. Eğer DNS modülü kullanılırsa internete bağlı bulunduğunuz IP üzerinde gönderim işlemini gerçekleştirir ve herhangi bir ayar gerektirmez.

Smtp modülü kullanılarak gönderim yapılacaksa o zaman sizin hosting hizmeti aldığınız mail server kullanılarak gönderim yapılır. Kendi serverınız kullanıldığı için o servera ait ayarların doğru şekilde yapılması gerekecektir.

Ekte dosya gönderilecekse öncelikle sırasıyla programın ayarları, mail adreslerinin eklenmesi ve mail içeriğinin hazırlanması tamamlandıktan sonra EN SON olarak mail ek dosyasının eklenmesi gerekir. Ek dosyaların isimlerinde boşluk veya türkçe karekter bulunmamasına dikkat edilmesi gerekir. Ek dosya ancak tek olarak gönderilebilir 2 adet ek dosya bir mailde gönderilemez. Ek dosya eklendikten sonra sadece gönder butonuna tıklanmalı farklı bir işlem ek dosyayı pasif hale getirecektir.

Tanıtımlarınızı kullanıcıların ilgisini çekmesini ve oku masını istiyorsanız görsel tanıtımlar kullanmanızı tavsiye ederiz. Çünkü kullanıcılara ürün veya hizmetinizi anlatan uzun bir yazı gönderdiğiniz zaman kullanıcılar bu mailin içereğini okumaya bilir bu nedenle bir JPEG dosyası göndermeniz yararlı olacaktır. Bunun için programın içerisinde bulunan "Editör" Bölümünü kullanabilir resimli görsel bir tanıtım maili kolayca hazırlayabilirsiniz.

Gönderdiğiniz resimli mail içeriklerini editör kısmından gönderirseniz giden resimler ek dosya değil direk görsel olarak kullanıcıların ekranında görünecektir.
Ancak sadece Hotmail Serverları mailleri ek dosyaya alır ama yine resimleri kullanıcılara gösterir.

Cool Sender programı mail gönderimini kaç adet gönderim yapılırsa yapılsın her kullanıcıya sadece bir mail gitmiş gibi gönderim yapar.Kullanıcılar birbirlerinin mail adreslerini göremezler. Gönderimleri tek tek yaptığı için diğer mail adresleri kullanıcılarda görünmez. Sizde müşterilerinize kendini özel hissetmesini sağlarsınız.

Program mail adreslerini kendi içerisinde tutmaz. Dışarıda hazırda Excel ya da Text formatında tutulan mail adreslerini tek tuşla programa aktarabilirsiniz. Eğer her açtığınızda mail eklemek istemezseniz grup oluşturarak mailleri o gruba aktarırsınız. Böylece gönderim yaparken sadece grup seçersiniz ve mailler otomatik olarak eklenir.

Coolsender mail adreslerini bir dosyadan alırken tekrar eden mail adreslerini listeden çıkartır ve sizde aynı kişiye defalarca mail göndermemiş olursunuz. Ama bu sadece gönderirken geçerlidir. Dosyanın içerisine baktınığız zaman tekrar eden mailler kalacaktır. Eğer tamamen listenizden çıkartmak isterseniz o zaman mail düzenleme programımızı Mail Formatter V.2.0 kullanmalısınız.

Eğer Cool Sender 2.0 kullanıyorsanız bu sorunu gidermek için Adsl müşteri hizmetlerini arayıp 25. portu açtırmanız ya da Sabit Ip ye geçiş yapmanız gerekir. Eğer 3.0 versiyonunu kullanıyorsanız SMTP modülü için böyle bir işleme gerek yoktur ama DNS için bu portun açık olması şartı vardır.

Mail adreslerini her seferinde dosyadan açarak eklemek yerine Gruplarım menüsünden yeni grup oluşturabilir. Mevcut gruplara mail adresleri ekleyebilirsiniz. Bu şekilde mail gönderimi yapacağınızda gruplardan gönderim yapacağınız grubu seçer ve eklersiniz. Farklı bir çok grup oluşturarak gruplara özel mailler gönderebilirsiniz.

Dns üzerinden gönderim yapıyorsanız gönderdiğiniz maillerin gidip gitmediğini anında öğrenebilirsiniz. Gidenlerin yeşil zarfla gitmeyenlerin kırmızı ünlemle işaretlendiğini görebilirsiniz. SMTP kullanılıyor ise gönderilen mail önce sizin serverınıza ulaştığı için kullanıcıya da sizin serverınız iletecektir. Eğer bir nedenden dolayı mail ulaşmaz ise server otomatik bir mail hazırlayıp size gönderecektir.